Pikniku korraldajad rõhutab hea meeskonnatöö tähtsust - lõpparuanne

Projekti nime: PIKNIK

Projekti toimumise periood: 28.06.2016- 31.08.2016

Korraldusmeeskonna põhigruppi kuulus kolm noort, kelle ülesandeks oli vastutada selle eest, et projekt saaks plaanipäraselt ellu viidud. Lisaks põhigrupile osales Pikniku korraldamisel 10-15 Koerust pärit noort inimest, kelle nõu ja jõuga sai üritus edukalt lõpuni viidud.

29. juulil toimunud noortele suunatud muusikaüritus Piknik õnnestus suurepäraselt, kuna üldiselt läks kõik nii nagu planeeritud. Ilusa ilma ning läbimõeldud teavitustöö tõttu sai üritusest osa üle neljasaja inimese ning kokku astus Piknikul üles seitse ansamblit.

Eelnevalt läbiviidud kandideerimisvoorust võttis osa 18 koosseisu, kelle seast valiti välja Pikniku esinejaskond. Kuna sel aastal viisime kandideerimisvooru läbi esmakordselt, oli huvi üritusel osalemise vastu meeldivalt suur. Seega, vajadus Pikniku laadsete ürituste järele noorte ansamblite hulgas on selgesti olemas.

Üritusel esinenud noortebändidel oli võimalik tutvustada omaloomingut ning saada tagasiside omaala asjatundjatelt. Kõigis bändides olid esindatud ka akustilised pillid, mis pakkus muusikutele hea võimaluse oma loomingut veidi teise nurga alt proovile panna. Esinejate tagasiside nii esinemisvõimalusest kui ka ekspertide osas oli väga positiivne ning paljud koosseisud leidsid, et nad said mõtlemisainet ning häid näpunäiteid edaspidiseks arenguks.

Kohapealse publiku jaoks oli Piknik tasuta, mis tõi üritust nautima ja kuulama inimesi nii kohalikust kogukonnast kui kaugemaltki. Nende hulgas oli väga palju noori, mille üle oli meil eriti hea meel, sest loodame antud projektiga olla eeskujuks ja julgustuseks kõigile noortele, kes otsivad väljundit oma mõtetele ning vaba aja sisutamiseks. Samuti usume, et Jüri Pootsmanni ülesastumine Piknikul aitas kaasa projektis püstitatud eesmärkide elluviimisele.

Tegevusplaan püsis kenasti paigas. Suuremad ettevalmistused, mille hulka kuulusid projektide koostamine, sponsoritega läbirääkimine, kandideerimisvooru läbiviimine, teavitustöö, konsertikorraldus jne, kulgesid plaanipäraselt ning  märkimisväärseid kõikumisi ei esinenud. Tänu tõhusale sisekommunikatsioonile said ka ettearvamatud muutused kiiresti lahendatud.

Oleme tänulikud kõigile koostööpartneritele, toetajatele ning toredatele vabatahtlikele, kelle abiga sai Piknik ellu viidud. Kuna tegemist oli ühiskonna huvides korraldatava üritusega, siis ilma tugeva missioonitunde ning meeskonnatöö toeta ei oleks see üritus teoks saanud. Korraldusmeeskond jäi lõpptulemusega väga rahule.

Partnerite nime(sid):

Nopi Üles projektifond, Kultuurkapital, Kohaliku omaalgatuse programmi fond, FunTime Showservice, Koeru Vald, Kvaliteetinkasso OÜ, ALB Transport OÜ, SirLoin OÜ, Mithra OÜ, Vao Külalistemaja, LS Logistika Grupp, DMG Films, Koeru Kultuurimaja ning kõik teised head inimesed, kes on Pikniku korraldamisele nii nõu kui jõuga kaasa aidanud. Täname teid südamest.

Ülevaadet saadud kogemustest (mis õnnestus hästi, mis tekitas probleeme, mida läbi projekti õppisite):

Üldplaanis õnnestus kõik väga hästi. Õigete inimeste usaldamine ning noorte kaasamine aitas ürituse kordaminekule tublisti kaasa. Kuigi suurema meeskonna kaasamisega tekivad tihtipeale kommunikatsiooniprobleemid, aitas tõhus sisekommunikatsioon ning ühtne tegevusplaan oluliselt seda probleemi lihtsustada.

Kõige keerulisemaks väljakutseks antud projekti puhul osutus rahastuse kaasamine. Kuna ürituse idee on aidata noori ning panustada kohaliku kogukonna arengusse ilma et meie (korraldajad) selle pealt kasumit teeniksime, tuli kogu finantseering kaasata erinevatest projektidest ning toetajatelt. Projektide tulemused on tihtipeale aga ettearvamatud ning seetõttu jääb eelarvesse väga palju ebakindlust selles osas, kas vajalik kogus rahastust on võimalik õigeks ajaks kokku saada. Ebakindlus eelarves teeb aga omakorda planeerimistöö tunduvalt keerulisemaks.

Õnneks läks aga nii, et vajalik eelarve sai kenasti täidetud ning kokkuvõttes suuri probleeme ei tekkinud. Osalesime mitmetes projektides, et hajutada riske ning suhtlesime paljude ettevõtjatega, et viia kurssi neid Pikniku idee ning tähtsusega noorte ja kohaliku kogukonna jaoks. Samuti tuleks mainida, et kunagi ei tohi olla nõus esimese pakutud hinnaga, sest peaaegu alati on võimalik läbirääkimiste teel toote või teenuse hind alla poole kaubelda.

Ettepanekuid järgmistele taotlejatele:

Projekti idee, sõnum ning selle mõju peaks olema väga selgesti läbi mõeldud, sest nende tundmine lihtsustab oluliselt kogu projekti elluviimise juurde kuuluvat asjaajamist. Meeskonna töö osas soovitame hoolikalt valida, kellega koostööd teha ning panna juba alguses paika, kes mille eest vastutama hakkab. Samuti soovitame luua meeskonna sisene eeskiri, mis määrab ja selgitab ühiseid väärtuseid ning tegutsemiseks vajalikke meetodeid (tegevuskava, suhtlemine, teavitustöö). See aitab pikas perspektiivis vältida rumalaid arusaamatusi.  

Ülevaadet kuludest:

Suuremad kulud: peaesineja honorar, lava rent ja paigaldus, tehnika rent, helitehniku teenus, reklaam.

Üldjuhul jäid kulud planeeritud suurusjärku, kuid läbirääkimiste käigus õnnestus ka suuremaid kulusid veidi kärpida ning väiksemate kulude osas teha pigem sponsorlusleping. Seeläbi õnnestus meil eelarve tulu ja kulu pool võrdseks rihtida.

Pildi- ja videomaterjal:

Ürituse pildi- ning videomaterjal on kättesaadav järgneval veebilehe:

https://www.facebook.com/piknikule/

Projektifondi "Nopi Üles“ tegevuste elluviimist rahastatakse haridus- ja teadusministri kinnitatud ning Eesti Noorsootöö Keskuse poolt elluviidava ESF kaasrahastatud programmi „Tõrjutusriskis noorte kaasamine ja noorte tööhõivevalmiduse parandamine“ kirjeldatud tegevuste raames.